北京大学学生服务总队财务管理办法


 

第二章  总则

第一条 为规范北京大学学生服务总队(以下简称总队)管理,合理有效使用活动经费,本着节约原则,根据《北京大学国内差旅费管理暂行办法》和《北京大学学生资助中心财务管理办法》,特制定本办法。

第二条 北京大学学生资助中心作为总队指导单位,负责管理总队活动经费,包括对经费使用情况的审核、报销,以及活动开展后活动资料归档和活动用品的管理等。

第三条 本办法适用于总队组织开展的相关项目,包括但不限于公益服务、能力建设(优才拓展项目、国际公益论坛、能力建设论坛等)、温暖家园(节日联欢、开心运动会、慰问困难生等)等。

第二章 学生活动经费使用程序

第四条 活动经费的具体使用程序分预算、审核、使用、报销及归档五部分。

第五条 学生资助中心设立专项资金支持总队学生活动。总队项目活动需先经申报,提交活动申请书和财务预算表,详细注明各项经费的用途、金额、具体经办人等必要信息,获得审批后,方可实施。

第六条 学生资助中心负责对学生活动的预算进行审查。

第七条 总队在项目实施过程中,必须严格按照预算支出项目经费,并保存好所有与项目活动相关的票据。

第八条 活动结束后,需做好详细经费使用记录、进行相关证明票据的整理和自查,并及时找负责老师报销。

第三章 日常活动经费报销

第九条 日常活动经费报销内容需符合校财务规定,特殊情况需提前向负责老师请示报备。

第十条 总队开展公益服务(如敬老爱老等)、温暖家园(如集体生日会、节日联欢、慰问困难生等)、能力建设等活动时,可以购买必要食品,并在活动结束后凭食品发票和小票予以报销,不需再提供购买食品说明。

第十一条 报销需齐备发票和小票,发票背后需详细注明所购商品用途,小票需标明所购物品单价、数量与总价。活动经办人、验收人、负责老师均需在发票背后签字。

第四章 外出活动经费报销

第十二条 总队开展优才拓展、实习实践、社会调研等校外活动报销时,需参考学校差旅费管理暂行办法。

第十三条 在总队开展外出活动中,由带队老师负责团队财务工作,包括经费支取、经费使用及报销。按出差地伙食、住宿、市内交通费用标准,由带队老师负责支取活动经费。活动中,按照勤俭节约的原则,带队老师统筹安排、合理使用活动经费,并负责管理相关票据。

第十四条 城市间交通费报销标准不得超过学校财务规定的“第三类差旅费标准”,即火车硬座、硬卧、二等软座,高铁或动车二等座,轮船三等舱,飞机经济舱,需凭票报销。未按规定等级乘坐交通工具的,超支部分由个人自理。因发生城市间交通费用而产生的订票费、签转或退票费、民航发展基金、燃油附加费等相关费用可以凭据报销。乘坐飞机、火车、轮船等交通工具,每人次可购买交通保险一份。出差人应妥善保管出差票据,若城市间交通票据遗失,原则上不予报销遗失的票据。

第十五条 住宿费按照出差住宿开具的发票,在住宿费限额标准内据实报销,超出部分由个人自理。若学生参加校外单位举办的会议和培训,举办方统一安排住宿且费用自理的,如住宿费标准超出限额标准,凭会议和培训通知等举办方出具的有效证明,据实报销住宿费。住宿费发票应注明住宿天数、人数(或房间数)、单价等基本信息,以便判断住宿费是否符合标准。如因宾馆客观条件限制无法在发票上体现以上信息时,学生应实事求是在发票票面予以注明并签字确认。对没有住宿费发票的,总队同学应在确保真实性的前提下,经指导单位审核,据实报销城市间交通费,并按规定标准发放伙食补助和市内交通费。

第十六条 伙食费用报销方式(实报实销或包干报销)需提前请示指导单位。若采用包干方式,应按自然天数包干发放,发放标准除西藏、青海、新疆为120//天外,其余地区均为100//天。已由校外单位负担伙食费用的,不得在学校重复领取伙食补助;如果参加会议和培训需缴纳会议费或培训费,且费用中包含伙食费的,仅发放在途天数的伙食补助费;若举办方不能全部承担出差期间全部伙食费用,出差人需根据实际情况自行在差旅费报销单中填报、指导单位审批后,低于最高限额标准即可报销。若住宿费发票中明确含早,在住宿费不超标前提下,不扣除伙食补助。

第十七条 市内交通费报销方式(实报实销或包干报销)需提前请示指导单位。若采用包干方式,按出差自然天数计算,每人每天80元包干使用。往返驻地和机场(火车站、码头)的市内交通费可凭票实报实销,不再领取当天的包干费用。已有校外单位负担市内交通费用的,不得在学校重复报销市内交通费。对于在偏远、边境地区开展考察、调研等其他活动,受地理环境和当地条件限制,必须租车前往的,可按《北京大学野外考察差旅费管理暂行办法》报销。

第十八条 对参加校外其他单位举办的会议、培训,凭会议、培训通知和确定的收费标准据实报销会议费、培训费。

第五章 总队公共物品管理

第十九条 总队公共物品指因活动需要、利用总队活动经费购买的可供长期使用的物品。公共物品必须由专人采购、专人管理,活动结束后及时上交指导老师管理,以备后用。

第六章 附则

第二十条 本办法的解释权归学生资助中心,具体细则与工作流程由学生资助中心另行制定。

第二十一条 本办法自发布之日起开始试行。